Hoe kies ik een goede boekhouder?

Voor mijn allereerste blog ga ik in op één van de meestvoorkomende vraag van ondernemers, zowel bij starters als bij diegenen die al wat jaren ervaring op de teller hebben: hoe kies ik een goede boekhouder?

Waarom de beste boekhouder niet voor iedereen dezelfde persoon is

Voordat ondernemers bewust op zoek gaan naar een boekhouder die echt bij hen past, hebben zij vaak een eerste, niet zo positieve, ervaring achter de rug of hebben ze een minder rooskleurig verhaal van iemand anders gehoord. Zoals in elk vak, heb je mensen die meer en minder bekwaam zijn in het uitoefenen van hun job, alleen is dat niet het enige wat telt bij het maken van een goede keuze.

Het is namelijk zo dat een goede boekhouder voor jouw collega-ondernemer niet automatisch de goede match is voor jou, ook al is deze persoon zeer competent en loopt de samenwerking zeer vlot voor die collega.

Hoe kan je nu op voorhand inschatten of deze persoon een goede match is of niet?

Voor vele andere keuzes in het leven en het ondernemerschap hebben we wel een idee wat we verwachten, of het nu gaat om de competenties van onze nieuwe medewerker of het bepalen van de perfecte levenspartner.

Dat blijkt echter vaak niet het geval te zijn voor onze verwachtingen van een boekhouder. Het is dus essentieel om eerst een duidelijk beeld te krijgen van je verwachtingen en hoe jouw ideale samenwerking zou verlopen. Om dit inzicht te krijgen, kan je gebruik maken van een aantal vragen.

1. Wat verwacht je van de samenwerking?

Welke taken verwacht je dat de boekhouder voor zijn rekening neemt? Zoek je een boekhouder in de enge zin van het woord als iemand die je cijfers boekhoudkundig verwerkt en voor de nodige formaliteiten zorgt? Ben je op zoek naar iemand die jou bijstaat in de optimaliseren van jouw business? Of zoek je iemand die echt een sparring partner wordt en die je kan bijstaan met raad en daad?

2. Welke proactiviteit verwacht je van jouw boekhouder?

Is het voor jou voldoende om eens per x tijd je cijfers te ontvangen of verwacht je dat je pro-actief feedback krijgt over afwijkingen die men opmerkt, suggesties die men doet naar optimalisaties ed?

3. Hoe dikwijls en via welke weg wil je op de hoogte gehouden worden van jouw cijfers?

Aansluitend op de vorige vraag, ben je op zoek naar iemand die eens per jaar met jou de cijfers van de jaarrekening overloopt of heb jij nood aan regelmatige check points om de evolutie van jouw onderneming te bespreken? Wil je jouw cijfers op vaste jaarlijkse momenten ontvangen, eerder op aanvraag of zou je graag op elk moment online jouw cijfers willen kunnen raadplegen?

4. Hoe digitaal wil je werken?

Dat brengt ons bij de vraag hoe digitaal je graag wil werken. Breng je liefst eens per kwartaal al jouw documenten fysiek binnen of kies je ervoor om alles digitaal door te sturen naar een portaal, waar je bovendien ook zelf alle documenten kan raadplegen in het archief?

5. Welk type business heb je of wil je uitbouwen?

Wil je bewust solo-ondernemer blijven of heb je internationale ambities met verschillende vestigingen? Vind je het belangrijk dat jouw boekhouder ervaring heeft in jouw sector? Verkies je misschien zelfs iemand die gespecialiseerd is in jouw branche?

6. Welke grootte van kantoor past bij jou en jouw onderneming?

In het verlengde daarvan sta je best even stil of je nood hebt aan een groot kantoor met verschillende specialisten in huis of gaat je voorkeur naar een eenpitter met een meer een persoonlijke aanpak?

7. Welke beschikbaarheid verwacht je van jouw boekhouder?

Vind jij het prima dat jouw mail binnen enkele dagen beantwoord wordt of is het voor jou belangrijk om meteen een antwoord te kunnen krijgen op jouw prangende vragen?

8. Hoeveel afstand ben je bereid af te leggen?

Ook in deze digitale tijden blijft het in mijn ogen een belangrijke vraag. Deze vraag ligt natuurlijk in het verlengde van hoe digitaal je wil werken en hoe dikwijls je wil samenzitten met jouw boekhouder.

Wanneer je volledig digitaal werkt en elkaar maar één keer per jaar ontmoet voor de bespreking van de jaarrekening, ben je misschien wel bereid om wat verder te rijden voor jouw ideale match. Wees je er wel van bewust dat de verplaatsingskosten behoorlijk kunnen oplopen wanneer jouw boekhouder ter plaatse moet komen, bijvoorbeeld in het geval van fiscale controles.

9. Welk budget kan en wil je hieraan besteden?

Een aantal van de elementen van bovenstaande vragen zal waarschijnlijk ook meespelen in de prijszetting, waarbij je kan afwegen hoe belangrijk je deze echt vindt en of je hiervoor bereid bent meer te betalen indien nodig. Ook jouw type en grootte van onderneming zal een belangrijke rol spelen voor de offerte.

Natuurlijk is budget een belangrijk element, zeker als starter, want je wil natuurlijk in staat zijn de factuur te betalen. Wel is het van groot belang om een goede boekhouder als een investering te zien en stil te staan bij het feit dat deze jou ook handen vol geld kan uitsparen. Hiermee wil ik zeker niet zeggen dat alleen dure vogels goed werk leveren, alleen dat je soms duurder kan uitkomen door te kiezen voor een goedkopere dienstverler. Ook hier geldt de uitspraak "goedkoop is duurkoop".

10. Welk gevoel heb je bij de mogelijke samenwerking?

De laatste vraag is er eentje die je pas kan beantwoorden na een eerste persoonlijk gesprek, in de huidige tijden kan een videocall jou dit zeker ook bieden. Sta zeker even stil of je een klik hebt met de persoon waar je mee in zee zou gaan. Heeft deze persoon voldoende voeling met jouw wensen en jouw business. Alleen dan kan hij/zij met jou meedenken en kan je het maximale uit de samenwerking kan halen.

Waarom kiezen niet verliezen is

Neem zeker de tijd om verschillende boekhouders te spreken, hen vragen te stellen en zo met een gerust hart een keuze te kunnen maken, want een goede match qua boekhouder kan echt het verschil betekenen voor jou als ondernemer.

Minstens even belangrijk is dat je het gesprek met jouw boekhouder aangaat, als je na een tijdje samenwerken merkt dat dit toch niet klikt of niet goed werkt voor jou. Als dit niet het gewenste effect heeft, durf dan ook tijdig te veranderen. Ik heb jammer genoeg al veel ondernemers gezien die te lang gewacht hebben om een overstap te maken met de nodige gevolgen....

Helder inzicht in jouw verwachtingen

Misschien zit je nu met meer vragen dan vooraleer je dit artikel gelezen had, wat ik voor één keer een goede zaak vind. De samenwerking met jouw boekhouder is namelijk één van de belangrijkste als ondernemer en die enkel succesvol kan zijn wanneer deze gebaseerd is op duidelijke verwachtingen.

Ik wens je heel veel succes in jouw zoektocht naar de juiste match voor jou en je onderneming.